تکنیک پومودورو یک ابزار مدیریت زمان است که شامل تقسیم وظایف کاری به فواصل 25 دقیقه‌ای است که به نام پومودورو شناخته می‌شود و بین هر بازه زمان‌بندی استراحت می‌شود. انجام کاری به موقع و حذف آن از لیست کارهایتان می تواند بسیار رضایت بخش باشد. با این حال، اگر در مدیریت زمان خود با مشکل مواجه هستید یا از میزان کاری که باید انجام دهید، گیج شده اید، گاهی اوقات انجام کارها دشوار است. در این صورت، استفاده از تکنیک مدیریت زمان برای کمک به شما برای شروع و مدیریت کارآمدتر زمان مفید خواهد بود.
تکنیک پومودورو چیست؟
تکنیک پومودورو به انگلیسی (Pomodoro Technique) که از آن گاهی با عنوان فن پومودورو هم یاد می‌شود، ابزاری برای مدیریت زمان است. این شیوه را که نخستین بار فرانچسکو چیریلو (Francesco Cirillo) در اواخر دهه هشتاد میلادی مطرح کرد، هم‌چنان تا امروز به شکل گسترده رواج دارد و به کار می‌رود.
پومودورو یکی از روش‌های مدیریت زمان، ابداع‌شده توسط فرانچسکو چیریلو است. بر طبق این روش بهترین تکه زمانی برای کار کردن ۲۵ دقیقه است که برابر است با مدت زمان لازم برای درست‌کردن سس پومودورو که یک سس گوجه‌فرنگی سنتی ایتالیایی است. فرد پس از ۲۵ دقیقه کار باید برای مدت کوتاهی مثلاً ۳ تا ۵ دقیقه استراحت کند.
در این فن، هر بازه زمانی ۲۵ دقیقه‌ای یک پومودورو نامیده می‌شود و پس از هر چهار پومودورو یک استراحت طولانی‌تر ۱۵ تا ۲۰ دقیقه‌ای وجود دارد.
پومودورو بر یک ایده اصلی استوار است: اینکه انسان نمی‌تواند به صورت پیوسته و برای مدت طولانی، تمرکز ذهنی و توان فیزیکی خود را بر روی یک موضوع یا یک هدف مشخص حفظ کند.
چگونه تکنیک پومودورو را تمرین کنیم؟
در اینجا نحوه تمرین تکنیک پومودورو آمده است:
فرآیند پومودورو: ۲۵ دقیقه تمرکز کامل:
- یک فعالیت را انتخاب کنید(در هربار فقط یک فعالیت)
- یک زمانسنج را برای ۲۵ دقیقه تنظیم کنید
- روی فعالیت‌تان کار کنید تا موقعی که زمانسنج به صدا دربیاید و سپس هر جای کارتان که هستید یک علامت آنجا بگذارید
- ۵ دقیقه استراحت کنید (اولین پومودوروی خود را کامل کردید)
- این قالب را تکرار کنید. مراحل ۱ تا ۴ را سه بار دیگر تکرار کنید و بعد آن 15 تا 30 دقیقه استراحت کنید
روش استفاده از تکنیک پومودورو برای مدیریت زمان
حرف اصلی در تکنیک پومودورو، تایم باکسینگ است یعنی برنامه‌ریزی بر اساس قطعات ثابت زمان.
مثلاً میتوانید وقت خود را به قطعات زمانی ۲۵ دقیقه‌ای یا ۳۵ دقیقه‌ای تقسیم کنید. البته بین هر دو قطعه هم یک فاصله کوتاه برای استراحت در نظر بگیرید. این فاصله استراحت می‌تواند بسیار کوتاه باشد؛ مثلاً ۳ تا ۵ دقیقه.
البته باید با خودتان قرار بگذارید بعد از هر سه یا چهار قطعه کار، یک استراحت طولانی‌تر هم برای خودتان در نظر بگیرید. این زمان استراحت می‌تواند ۱۵ یا ۲۰ و حتی ۳۰ دقیقه باشد.
بعد از مدتی متوجه می‌شوید که معمولاً در یک روز کامل، چند پومودورو کار انجام می‌دهید. بنابراین میتوانید از قبل برای خودتان برنامه‌ریزی کنید و مثلاً بگویید:
- امروز یک پومودورو زبان می‌خوانم
- امروز سه پومودورو برای امتحان درس خواهم خواند
- برای نوشتن گزارش هفته قبل به دو پومودورو زمان نیاز دارم
- امروز هفت پومودورو روی پروژه … کار خواهم کرد
نکاتی در اجرای تکنیک پومودورو
نکاتی که می‌توانند به شما در اجرای تکنیک پومودورو کمک کنند
- از یک تایمر استفاده کنید:
استفاده از تایمر می تواند به شما کمک کند تا در مسیر خود بمانید و از فواصل زمانی خود زیاده روی نکنید. می توانید از یک تایمر قدیمی آشپزخانه برای تنظیم زنگ هشدار برای هر بازه زمانی پومودورو و استراحت استفاده کنید. یا در صورت تمایل میتوانید از یک برنامه تایمر در تلفن خود استفاده کنید. اگر با رایانه خود کار می کنید، برخی از مرورگرها دارای پسوند تایمر پومودورو نیز هستند.
- وظایف خود را برنامه ریزی کنید:
برنامه ریزی وظایف روزانه و تخمین تعداد بازه های پومودورو برای هر کار می تواند مفید باشد. کارهای پیچیده در لیست کارهای خود را به تکه های کوچکتر تقسیم کنید تا بتوانید به راحتی آنها را به فواصل پومودورو تقسیم کنید.
- از زمان استراحت خود نهایت استفاده را ببرید:
از استراحت خود برای نوشیدن آب، خوردن میان وعده، کشش اندام، انجام یک مدیتیشن سریع یا پیاده روی کوتاه استفاده کنید. این فعالیت‌ها می‌توانند به شما کمک کنند تا احساس شادابی داشته باشید تا پس از استراحت آماده باشید تا دوباره به کار خود بازگردید.
- فواصل زمانی را سفارشی کنید:
اگر تکنیک پومودورو را امتحان کرده‌اید و احساس می‌کنید که فواصل 25 دقیقه‌ای پومودورو یا وقفه‌های 5 دقیقه‌ای برای شما کار نمی‌کند، میتوانید زمان‌بندی را به گونه‌ای تنظیم کنید که مناسب‌تر باشد. ایده اساساً این است که بخش‌هایی از زمان را برای تمرکز روی کار تعیین کنید و در این بین استراحت کنید تا ذهن خود را آرام کنید و خود را تازه کنید. تایمرهایی با فواصل و وقفه های سفارشی گاهی اوقات به عنوان تایمر مارینارا نامیده می شوند
اصول بنیادی در تکنیک پومودورو
یادگیری این سیستم مدیریت زمانی که در نوع خود روشی انقلابی محسوب می‌شود، به شکل فریبنده‌ای آسان است و به کارگیری درست و به جای آن زندگی را تغییر می‌دهد. به طور کلی تکنیک پومودورو را می‌توان به ۴ اصل بنیادی زیر تقسیم کرد:
۱. کار کردن همراه با زمان و نه بر خلافش
بیشتر ما به گونه‌ای زندگی می‌کنیم که انگار زمان دشمن ماست و برای اجرا کردن قراردادها و تحویل آن در موعد مقرر با آن مسابقه می‌دهیم.
تکنیک پومودورو به ما یاد می‌دهد که به جای دست و پنجه نرم کردن با زمان، همگام با آن عمل کنیم.
۲. از بین بردن فرسودگی ناشی از کار
استراحت‌های کوتاه و برنامه‌ریزی شده هنگام کار، احساس دویدن روی شعله‌ها را که ناشی از وارد کردن فشار بیش از حد به خود است، از بین می‌برد. در صورت پیروی از این سیستم، فشار بیش از حد و خستگی تقریبا غیرممکن است.
۳. مدیریت حواس‌پرتی‌ها
تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها، پیام‌های فیسبوک و تلگرام و مسائلی از این قبیل دائم ذهن را درگیر و منحرف می‌کنند. معمولا می‌توان این عوامل حواس‌پرتی را به تعویق انداخت. تکنیک پومودورو به شما کمک می‌کند که این درگیری‌های ذهنی را ثبت و برای بعد از ساعت کاری اولویت‌بندی کنید.
۴. ایجاد توازن بهتر بین زندگی و کار
بیشتر ما با احساس گناه ناشی از تعویق، آشنایی داریم. اگر روز پرباری نداشته باشیم، نمی‌توانیم از زمان استراحت‌مان لذت ببریم. به عنوان کسی که تکنیک پومودورو را به خوبی آموخته است، قادر خواهید بود جدول زمانی کارآمدی ایجاد کنید و با اولویت‌بندی، کارهای مهم‌‌تان را به انجام برسانید و در نهایت از وقت آزاد خود نهایت استفاده و لذت را ببرید.
مزایای تکنیک پومودورو
برای برخی از افراد، رویکردهای مدیریت زمان دارای مزایای مختلفی است، از جمله اینکه به آنها کمک می‌کند تا مهارت‌های مدیریت زمان خود را پرورش دهند که این می‌تواند در محل کار و همچنین در رزومه مورد استفاده قرار گیرد. تکنیک پومودورو مزایای بی‌نظیری دارد، از جمله:
۱. مسئولیت‌پذیری
با پیگیری کار در بین جلسات، میتوانید میزان مسئولیت پذیری خود را افزایش دهید. هنگام استفاده از تکنیک پومودورو، یک گزینه این است که در پایان جلسه، آن‌چه را که در هر جلسه به انجام رسانده‌اید، یادداشت کنید. این روش پومودورو می‌تواند به عنوان گزارشی از بازده شما باشد که مدیرانتان بابت آن از شما قدردانی خواهند کرد.
۲. فواید روانی و جسمی
در تکنیک پومودورو با تعبیه زمان‌های کوتاه استراحت بین کارهایتان یا زمانی برای بلند شدن و راه رفتن در محیط، میتوانید از نظر روانی و جسمی در طول روز کاری احساس بهتری داشته‌باشید.
۳. حفظ انگیزه
تکنیک پومودورو به شما امکان می‌دهد تا انگیزه خود را حفظ کنید، زیرا کارها را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم می‌کند. این مشابه روشی است که مدیران اغلب برای فعال نگه داشتن کارکنان از آن استفاده می‌کنند.
۴. برنامه‌ریزی بهتر
همان طور که با تکنیک پومودورو آشنا شدید، میتوانید در مراحل برنامه‌ریزی تعیین کنید که برای انجام یک کار حدودا به چند جلسه پومودورو نیاز دارید. این امر باعث می‌شود که دقیق‌تر برنامه‌ریزی کنید و از مزایای مدیریت زمان بهره‌مند شوید که می‌تواند کل شرکت را کارآمدتر کند.
۵. توان‌مندی بیشتر در مدیریت حواس‌پرتی‌ها
تکنیک پومودورو به کاربران این امکان را می‌دهد که احساس کنند توانایی مدیریت زمان و حواس‌پرتی‌های خود را دارند. با روش پومودورو مانند اطلاع‌رسانی، توافق، برنامه‌ریزی و تماس، افراد توانایی مدیریت حواس‌پرتی در اوقات شخصی خود را نیز دارند.
۶. کار متمرکز را تشویق می کند
تعیین یک دوره زمانی فقط برای کار می تواند به شما کمک کند روی کار خود متمرکز بمانید و از پرت شدن حواس شما توسط چیزهای دیگر مانند بررسی رسانه های اجتماعی، یا تغییر به یک کار دیگر جلوگیری می کند.
۷. به شما کمک می‌کند تا شروع کنید
گاهی اوقات، اگر کارهای زیادی برای انجام دادن دارید، ممکن است خیلی سخت به نظر برسند و ممکن است ندانید از کجا شروع کنید. تکنیک Pomodoro به شما کمک می‌کند تا با تقسیم وظایف به بخش‌های کوچکتر و قابل کنترل‌تر که میتوانید یکی یکی از عهده آنها برآیید، سازماندهی کنید.
۸. کارایی را بهبود می بخشد
اگر تمایل دارید کارها را به تعویق بیندازید یا به راحتی حواس شما پرت شود، تکنیک پومودورو می تواند به شما کمک کند تا زمان خود را بهتر مدیریت کنید و شما را در برابر خود مسئول می کند. این می تواند به شما کمک کند از زمان خود به نحو احسن استفاده کنید و به اهداف خود برسید.
۹. استرس و اضطراب را کاهش می دهد
اگر به یک ضرب الاجل نزدیک شده اید، گاهی اوقات زمان می تواند مانند دشمن احساس شود و باعث شود شما استرس و اضطراب را تجربه کنید. داشتن چارچوبی برای مدیریت زمان می تواند به شما کمک کند تا کنترل بیشتری داشته باشید و استرس و اضطراب خود را کاهش دهید.
معایب تکنیک پومودورو
اینها برخی از اشکالات تکنیک پومودورو هستند:
- فواصل و وقفه های ثابت گاهی اوقات می توانند بیش از حد سفت و سخت به نظر برسند.
- اگر کار بیشتر از فاصله زمانی تعیین شده طول بکشد، می تواند استرس زا باشد.
- اگر کار شما قبل از این فاصله تمام شود، ممکن است متوجه شوید که چه کاری باید انجام دهید.
- چارچوب وقفه‌های خارج از کنترل شما را در نظر نمی‌گیرد. به عنوان مثال، ممکن است وظایف یا همکاران دیگری وجود داشته باشد که توجه شما را در محل کار مختل می‌کنند.
اپلیکیشن پومودورو
اپلیکیشن‌های بسیاری بر پایه تکنیک پومودورو ایجاد شده‌اند. تقریباً تمام این اپلیکیشن‌ها از زبان فارسی هم پشتیبانی می‌کنند و به سادگی میتوانید از آنها استفاده کنید. با توجه به اینکه هسته اصلی این اپلیکیشن‌ها شبیه یکدیگر است و صرفاً پوسته آنها و برخی قابلیت‌هایشان با هم تفاوت دارد، پیشنهاد می‌کنیم بسته به سیستم عامل خود اپلیکیشن‌ها را نصب و امتحان کرده و موردی را که با سلیقه‌تان هم‌خوان‌تر است انتخاب کنید.
نکاتی برای وقت گذاشتن برای خودتان
اگر به دنبال یک استراتژی مدیریت زمان هستید که به شما کمک کند بهره وری بیشتری داشته باشید و از روز کاری خود نهایت استفاده را ببرید، ارزش دارد که تکنیک Pomodoro را امتحان کنید تا ببینید آیا برای شما مفید است یا خیر. میتوانید فواصل 25 دقیقه‌ای را با وقفه‌های 5 دقیقه‌ای امتحان کنید، یا فواصل زمانی را متناسب با نیاز خود سفارشی کنید.
نیلوفر علی‌بیگی
منبع:
سیریلو، فرانچسکو (۲۰۱۰). تکنیک پومودورو. ترجمه: بهزاد بوکانی (140۰). تهران: انتشارات نوآوران شریف.
Gupta, S. (December 19, 2022). What Is the Pomodoro Technique?. Taken from the link: https://www.verywellmind.com/pomodoro-technique-history-steps-benefits-and-drawbacks-6892111
